Ztracené miliony v dokumentech Kde ve výrobě mizí peníze?
technikaatrh.cz | 43
v dokumentech
dokumentace
Ztráty způsobené neefektivní správou dokumentace jsou ve
rmách překvapivě vysoké, přestože se o nich málo mluví.
V průmyslových a výrobních podnicích se běžně pohybují
vjednotkách až nižších desítkách procent provozních nákladů
spojených s administrativou, kvalitou a výrobou. U středně
velké výrobní rmy to může představovat až miliony korun
ročně.
Nejčastěji vznikají ve třech oblastech. První je čas zaměst-
nanců – hledání správné verze dokumentu, dohledávání
podkladů pro výrobu či audit, ruční přepisování dat mezi sys-
témy. Druhou oblastí jsou chyby apřepracování: výroba podle
neaktuální dokumentace, nesprávné parametry, chybné
objednávky nebo špatně aplikované normy. Třetí jsou rizika
a sankce – neprokazatelnost postupů při reklamacích, neú-
plná dokumentace kvýrobku nebo neshody při auditech.
Firmy tyto ztráty často nevnímají jako náklad řízení doku-
mentace, ale jako „provozní realitu“. Teprve když se procesy
zmapují azměří, ukáže se, kolik času apeněz se ztrácí jen tím,
že dokumenty nejsou řízené systematicky.
Další samostatnou oblastí jsou rizika spojená s digitalizací
apodceněním nutnosti upravit rozhodovací ipodpůrné pro-
cesy organizace tak, aby se dokázaly vypořádat sdůvěryhod-
ným nakládáním sdigitálními dokumenty, včetně technicky
a formálně zvládnutého procesu elektronického podepiso-
vání a především uchovávání elektronicky podepsaných
dokumentů dlouhodobě důvěryhodným způsobem. Tomůže
například vpřípadě sporů představovat rozdíl mezi úspěchem
aneúspěchem vprokázání nároku či naopak závazku rmy.
Zejména v regulovaných oborech pak může být podstat-
ným zdrojem nančních i časových ztrát neexistující, nebo
nesprávně nastavený proces vyřazování dokumentů. To,
že se organizace nedokáže efektivně zbavit již nepotřeb-
ných dokumentů, jednak přispívá k problémům popsaným