Správa dokumentů: úspora až 5 hodin týdně (2. strana)
Efektivní správa dokumentů ušetří až 5 hodin týdně
nebo je skenuje a ukládá do složek na ser-
ver nebo cloudu. To považuje za digitali-
zaci a bezpečnou správu svého možná
největšího interního jmění. Vyhledání tak-
to uloženého dokumentu pro další práci
s ním nemusí být snadné. Z nedávného
průzkumu International Data Corporation
zaměřeného na efektivitu práce vyplynu-
lo, že zaměstnanec stráví průměrně pět
hodin týdně hledáním dokumentů. Při
plném pracovním úvazku se tedy jedná
o 20 hodin měsíčně, které by při správ-
ném použití DMS mohl využít mnohem
efektivněji. Navíc mívají jednotlivá od-
dělení jako HR, účtárna, IT, manage-
ment a podobně svou agendu uloženu se-
parátně a musejí pak dokumenty s kolegy
buď sdílet na cloudovém úložišti, nebo si
je posílají e-maily, či je tisknou a předávají
si je v papírové podobě, a to může opět
vést k chybám, ztrátám či opomenutím.
Nástrojem, který dokáže tento mnohdy
až neutěšený stav efektivně vyřešit, může
být kvalitní a univerzální Dokument Ma-
nagement Systém (DMS), jenž dokáže na-
víc růst s požadavky firmy. „Znamená to,
že ačkoli se primárně zavádí například pro
HR agendu, může v něm své dokumenty
spravovat i účtárna a další oddělení. Ta-
kový nástroj dokáže pokrýt všechny
procesy spojené se správou dokumentů
bez ohledu na to, o jaký typ dokumentu
a jakou firmu se jedná,” vysvětluje Pavel
Nykl, obchodní ředitel ze softwarové a po-
radenské společnosti Onlio, která stojí za
vývojem DMS eDoCat.
Efektivita a digitalizace procesů
je klíčem k úspěchu d
V každé firmě, bez ohledu na její core bu-
siness, existuje šest základních procesů,
kterými se zaměstnanci při práci s doku-
menty zabývají. Nejprve musí dokument
vytvořit. K tomu je vhodné využívat pře-
dem definované šablony, což urychlí
práci a zjednoduší následnou manipula-
ci s dokumentem díky klasifikaci. Dále je
třeba dokument připomínkovat a násled-
ně schválit, bez ohledu na to, jak a kdo na
něm pracoval. Další fází je prokazatelné
seznámení se s obsahem, ať už jde o in-
terní směrnici, smlouvu, projektové pod-
klady či akceptační protokol. „A v nepo-
slední řadě do těchto základních procesů
spadá i přezkoumání čili revize dokumen-
tů a jejich vyhledávání. V univerzálním
DMS je možné provádět veškeré tyto
úkony, čímž se v podstatě naplňuje pojem
digitalizace procesů práce s dokumenty
a kruh se uzavírá,” shrnuje podstatu správ-
né digitalizace Pavel Nykl.
Dokumenty musí být nejen centrálně
uloženy na jednom úložišti se zcela jasně
definovanými bezpečnými přístupy pra-
covníků. Tyto dokumenty musí být také
správně klasifikované, tedy mít strukturo-
vané vlastnosti, metadata, která umožní
rychlé vyhledávání dle přístupových
oprávnění. „A v neposlední řadě se po-
mocí DMS zefektivní oběh dokumentů
po firmě. Stále s nimi budou pracovat li-
dé, ale uvnitř systému, který nenechá ni-
koho zapomenout na to, co má s doku-
mentem udělat,” uzavírá Pavel Nykl,
obchodní ředitel Onlio. p
www.rizenadokumentace.edocat.cz
www.technikaatrh.cz
služby
ll
podpora výroby
51
Mgr. Pavel Nykl
obchodní ředitel společnosti Onlio
Onlio_sprava_dokumentu_c.qxd 12.3.2024 14:27 Page 51